CAAEX: 2012

Bem-vindos ao CAAEX!

Bem-vindos ao blog!

Somos 4 alunos do curso Especialização em Gestão de Projetos da Fundação Vanzolini e criamos esse blog com o objetivo de apresentar as 4 semanas da Simulação de um Projeto.

Fomos apresentados a 8 instituições com 41 temas de projetos diferentes. Alguns temas envolvem captação de recursos, tecnologia de informação, ou simplesmente dar continuidade em alguns projetos que foram paralisados por algum motivo.

Achamos muito bacana termos um cliente real, com certeza será bem desafiador e muito mais empolgante! Estamos nos reunindo e até amanhã, já teremos uma instituição e um projeto escolhido, se Deus quiser!

Beijos e desejo muita sorte a nossa equipe!

Camila Tirolli, Luiz Cláudio, Thais Cassia e Thiago Mello

"I believe in change"

1ª Semana do Projeto - A escolha

Boa noite pessoal,
Já temos a instituição e o projeto escolhido! Eba!!!

Confesso a vocês que foi bem difícil escolher, ficamos impressionados com o trabalho das instituições, fiquei feliz de ver tanta gente engajada em trabalhos tão bacanas, tudo trabalho voluntário! Tem gente que fazem isso a uma vida inteira, e diz que o retorno é eternamente gratificante!!! Espero que a gente possa continuar com esse trabalho de fazer o bem se ver para quem! Muita gente acha que porque não tem dinheiro não pode colaborar, mas digo para vocês cada um dá aquilo que pode, você pode dedicar algunas horas da sua semana e tenho certeza que isso já fará uma grande diferença, isso será pouco para você, mas para quem precisa, será muito!
Bom, agora vamos a escolha do nosso projeto! Escolhemos a instituição Casa Assistencial Amor e Esperança-CAAE que foi fundada em 15 de março de 1990, com objetivo de atender famílias carentes com crianças portadoras de câncer e patologias não infecciosas, residentes em outras localidades. Eles tem capacidade para receber até 15 crianças e cada uma tem direito a ficar com um acompanhante na casa. A Telma Dinelli, responsável pela CAAE, apresentou 8 projetos e a prioridade 1 é o projeto da Placa Institucional, com isso eles esperam que facilite a vida de pessoas que vão para lá pela primeira vez e também que a casa possa ser vista por toda a comunidade. Então, essa foi a nossa escolha! Amanhã vamos enviar um e-mail para Telma e agendarmos uma visita a instituição para o próxima sábado!

Um abraço,

Equipe CAAEX

2ª Semana do Projeto - Visita à CAAE

Pessoal, boa noite.

Após conciliarmos nossas as agendas com nosso cliente, programamos a visita à CAAE para 01/09/12 logo na sequência da animadíssima aula de Gestão de Recursos Humanos em Projetos com o Professor Ricardo Buonani.

Ao chegarmos à Instituição fomos muito bem recebidos pelas "mãezinhas", mães dos pacientes que vêm para São Paulo e são hospedados na CAAE durante o tratamento. Até que a Telma chegasse, aproveitamos para tirar fotos da fachada e demais itens da área externa que julgamos importantes para o projeto da Placa Instituicional.

Em destaque segue foto da placa de identificação atual da Instituição. A qual será substituída em breve após conclusão de nosso projeto do letreiro.

Após a chegada da Telma fomos conhecer a área interna da CAAE. Onde encontramos um local com uma organização e higiene inigualável, além de um ambiente repleto de paz, amor, saúde e alegria.

Área reservada para atendimento psicológico dos pacientes e familiares.

Dispensa de mantimentos refrigerada com ar condicionado. Projeto dos Alunos da CEGP-T48.

Sala dos brinquedos e recreação.

Bazar

Após conclusão da visita, na qual conhecemos pessoalmente nosso cliente e pudemos levantamos as informações necessárias para elaboração do Termos de Abertura e Escopo do Projeto, fomos recebidos com um delicioso café da tarde regado com bolo, mousse de maracujá e um refrescante suco de laranja.

Não tinhamos com negar tal gratidão por parte de nosso cliente, após tanta hospitalidade, acolhimento e bom papo.

Muito obrigado à CAAE.

Equipe CAAEX - temos muito trabalho a fazer.

3ª Semana do Projeto - WBS Tool

WBS - Work Breakdown Structure (em português Estrutura Analítica do Projeto) é a fase mais importante para o Gerente de Projetos. A sua elaboração requer uma decomposição do trabalho do projeto em partes menores. Ela serve como base e orientação no planejamento de projeto. Após a criação da WBS do projeto, o planejamento estará todo orientado e estruturado para a equipe de execução do projeto, bem como para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores. Por isso, com o intuito de facilitar quem irá elaborar esse documento, encontramos uma ferramenta na internet gratuita, que se chama WBS Tool.

Trata-se de uma ferramenta online, que funciona em qualquer navegador com plugin flash e não requer instalação. Os arquivos gerados são salvos no servidor deles ou na sua pasta privada ou em uma pasta pública.

Essa ferramenta também tem a versão paga, que custa R$ 80,00 por licença. Você faz o download, instala e os seus arquivos serão salvos localmente no computador.

Página inicial do WBS Tool

Criando um WBS

WBS Modelo

4ª Semana do Projeto - Matriz de Riscos e Oportunidades

Boa tarde Pessoal,

Elaboramos a Matriz de Riscos e Oportunidades e o Plano de Respostas aos Riscos do Projeto e o documento encontra se na página do Blog Documentos do Projeto.

Levantamos 2 Oportunidades e 8 Riscos e o Custo de Respostas aos Riscos será de R$40,00.

Abraços,

Equipe CAAEX

5ª Semana do Projeto - Aprovação do Layout

Pessoal,

Após visita realizada em 01/09 tivemos condições de entender as reais necessidades do cliente e elaborar o layout da placa institucional mais adequado a ser instalada na CAAE.

Duas semanas de trocas de emails junto à CAAE, onde inicialmente apresentamos 3 modelos de placas (1, 2 e 3) onde as variáveis entre elas eram tamanho de fonte e posicionamento das informações a serem apresentadas na placa. Em 19/09 o letreiro nomeado Modelo 1-B foi aprovado para o cliente, sendo necessário apenas a retirada do CNPJ, informação essa que não é necessária nesse tipo de comunicação visual.

Placa Institucional Modelo 1-B

Agora é enviar modelo escolhido para orçamentação em empresas especializadas.

E o trabalho continua ...

6ª e 7ª Semana do Projeto - Parceiros e Patrocinadores

Pessoal,

Em 02/10 nós finalizamos o processo de desenvolvimento de parceiros e patrocinadores para o projeto da Placa Institucional da CAAE. Para nossa surpresa, o resultado foi extremamente positivo.

Conseguimos doações em dinheiro, materiais, fornecimento a preço de custo e a custo zero.

Abaixo segue relação dos doadores, parceiros e patrocinadores:

Doações

PlayStation 2
Nome do Doador: Luciano Scassiotti [lscassiotti@comnect.com.br]

A Condupar doou 20 metros de cabo elétrico que será utilizado na instalação dos refletores.

Renato Pardo renato.pardo@condupar.com.br
Site: www.condupar.com.br

Sr. Claudio Bolsoni doou a quantia de R$ 300,00

A família Tirolli doou duas televisões e um videogame Nintendo 64.

Parcerias e Fornecimento

A Designer Gráfica, Gabriela Negri, desenvolveu a arte gráfica da Placa Institucional sem custo para equipe do projeto CAEEX.

Gabriela Negri - Designer Gráfico

Tel: (11) 9-9465-9450 | (11) 2048-2820

E-mail: gabisnegri@gmail.com

Site: www.facebook.com/gabrieladesigngrafico

A RL Control, através do empresário Romilson Lins irá fornecer, a preço de custo, os materias elétricos necessários para a instalação dos refleros e a mão de obra a ser utilizada será fornecida em forma de parceria com a CAAEX.

Romilson Lins
RL Controlrlcontrol@rlcontrol.com.br

A Quality Copy, atravé dos empresários Carlos Eduardo Simões e Julio Carvalho, irá fornecer, a preço de custo, a impresão da placa institucional em PVC Branco de 2 mm de espessura.

Rua Itapura, 1330

Tel: (11) 2538 - 1601

itapura@qualitycopy.com.br

http://www.qualitycopy.com.br

Com o auxílio de pessoas e empresas tão empenhadas na causa da CAAE, dá orgulho e vontade de continuarmos com o gerenciamento desse projeto com a mesma empolgação da aula de 24/08, onde ficamos comovidos com a necessidade e a importância desses projetos para as Instituições.

Os recursos estão aí ... Agora é gerenciarmos da melhor forma possível para não estourarmos no orçamento e no prazo.

Vamos ao trabalho ....

8ª Semana do Projeto - Repositório de arquivos

Olá pessoal,

Quero dar uma dica para você armazenarem os documentos dos projetos!
O Dropbox (assim como: Skydrive, Google Drive) é um serviço de armazenamento online onde você mantém seus arquivos sincronizados entre um ou mais computadores e smartphones. Imagine se você perde um documento, uma lista de contatos, imagens, planilhas, porque sua máquina travou, ou seu HD queimou, o que você faz? entra em despero? começa a chorar? Rsrs Liga para o amigo que entende tudo de computador, para ver se tem alguma forma de recuperar? Bom, talvez você até consiga recuperar, mas para não passar mais por esse tipo de situação eu recomendo você usar esse tipo de serviço! pois, mantendo seus arquivos lá, você não terá mais esse tipo de problema.

Veja algumas vantagens do Dropbox…

Você acessa de qualquer lugar! Todos os conteúdos do seu Dropbox estarão disponíveis para visualização.

Você pode fazer alterações em seus arquivos e sincronizar de volta para Dropbox.

Baixe arquivos para visualização offline: Adicione imagens aos “Favoritos” para acessá-las a qualquer momento.

Faça o upload de arquivos e sincronize para o Dropbox compartilhando com quem você desejar.

Segue o passo a passo:

Passo 1: Acessar o site do Dropbox e criar uma conta

Para isso, acesse a página de cadastro do Dropbox e preencha os campos com os seus dados, marque a caixa “I agree” e clique em “Create account”

Passo 2: Instalar no computador
Faça o download do Dropbox e instale-o em seu computador. Obs.: é importante que você tenha privilégios de administrador.
Ao executar o programa, marque a opção “I already have a Dropbox account” e clique em “Next”.
Na tela seguinte, forneça os dados da conta que você acabou de criar e clique novamente em “Next”.
Escolha a opção de 2 GB (gratuita) e clique em “Next”. Deixe a opção “Typical” marcada e clique em “Install” para iniciar a instalação.
Caso uma nova janela seja aberta, clique em “Skip tour” para pular a explicação e, depois, em “Finish” para concluir o processo.

Passo 3: Fazer o upload de arquivos

Para abrir a pasta do Dropbox no seu computador, clique no ícone do programa, próximo ao relógio da barra de tarefas

Para adicionar novos arquivos à pasta, basta utilizar os comandos “Ctrl+C” e “Ctrl+V”, ou arrastar os arquivos para dentro da pasta. Todos os arquivos serão automaticamente sincronizados com um upload automático e salvos também na sua pasta on-line.

Passo 4: Compartilhar os arquivos

Para compartilhar arquivos do seu computador, basta copiá-los para a pasta “Public”, dentro da sua pasta do Dropbox. Em seguida, é só clicar sobre eles com o botão direito do mouse e, em “Dropbox”, selecionar a opção “Copy public link”. Depois é só colar o link em algum lugar e enviar para quem você quiser.

Caso você esteja em uma máquina que não tem o Dropbox instalado, você pode acessar o site do Dropbox e fazer upload de arquivos para a sua pasta on-line. Esses arquivos estarão disponíveis para download em qualquer lugar e também serão sincronizados com as pastas de outros dispositivos com o Dropbox instalado.

Se você quiser saber mais, encontrei o Tech Tudo - Dicas e Tutorias que fez um guia sobre Como usar o Dropbox.

Beijos

9ª Semana do Projeto - Fornecedores e Recursos Financeiros

Pessoal, boa noite.

Após concluirmos o processo de desenvolvimento de parceiros e fornecedores passamos para a fase de orçamentação dos materiais a serem fornecediros e serviços a serem prestados, sendo esses desenvolvidos em duas etapas:

1 - Orçamentação sem parceria dos fornecedores (não ocorrendo negociação); e

2 - Orçamentação com parceria dos fornecedores (com negociação).

Segue abaixo planilha de custos do projeto, a qual foi base para a definição da estratégia de arrecadação de recursos financeiros.

O valor de R$ 3.600,00 foi informado inicialmente pelo cliente.

O valor de R$ 2.435,00 foi obtido com a orçamentação sem parceria dos fornecedores.

O valor de R$ 441,00 foi obtido através das parcerias com os fornecedores. Total a ser gasto com o projeto da placa institucional.

Estamos prevendo arrecadar R$ 600,00 entre doações e a venda de uma rifa de uma TV de 20" e um PlayStation 2, os quais foram doados por parceiros drante a etapa de desenvolvimento. A rifa será composta de 30 números (no nosso caso times de futebol) à R$ 10,00 cada, totalizando R$ 300,00.

Segue abaixo gráfico de arrecadação de recursos financeiros, o qual representa o fluxo de entrada de verba.

Os R$ 300,00 arrecadados em 02/10/12 é referente a doação da Gráfica Bolsoni e a evolução da venda dos times da rifa, sendo as últimas unidades vendidas em 15/10/12.

Abaixo segue gráfico de acompanhamento do projeto. Onde é apresentado pequeno atraso no andamento do projeto.

Na nona semana, mais precisamente em 15/10, nós finalizamos a contração dos fornecedores que irão prestar os serviços e fornecer os materiais necessários para o projeto.

Assim, passamos da fase de planejamento do projeto para a parte de execução e monitoramento.

Parceiros e Fornecedores, agora é hora de agirmos .....
Obrigado pela confiança.

10ª Semana do Projeto - Teste e Aquisição dos Materiais

Pessoal ...

Entramos na fase de execução e monitoramento do projeto, onde as ações deverão ser bem desenvolvidas para que não tenhamos falhas e erros.

A RL Control nos emprestou um relefletor com 60 Led's na coloração verde para que pudéssemos fazer um teste na instituição. O intúito do teste era verificar se tal refletor seria capaz de iluminar a fachada da ONG, bem como o letreiro a ser instalado.

Em 18/10 o Gerente do Projeto, Thiago Mello, foi até a CAAE para realizar o teste com o refletor. Seguem fotos:

Refletor LED com 60 lâmpadas

Fachada da CAAE sem iluminação

Iluminação de um refletor

O teste foi muito bem sucedido com apenas um refletor e o projeto de iluminação prevê a utilização de dois refletores. Será mais que suficiente para atendermos a necessidade da CAAE.

Em 16/10, fomos comunicados pela Telma Dinelli (CAAE) de que não seria possível realizarmos a instalação do letreiro e luminoso em 24/11/12, conforme previsto anteriormente. A nova data para instalação será 20/11/12, após as 13 horas. Em mesma data, também fomos informados de que não seria possível realizarmos a entrega do projeto em 01/12, conforme previsto anteriormente, devido outros grupos da Vanzolini já terem agendado a entrega nessa data. Sendo assim, a nova data para entrega do projeto será 30/11/12, após as 18 horas.

Em 18/10 foi aprovada a fabricação do letreito junto à Quality Copy e em 19/10 a aquisição dos materiais junto à RL Control.

Em 19/10 o Gerente de Projeto, Thiago Mello, realizou uma reunião de handover, pois a partir de 22/10 o mesmo estará em férias. A Ata de reunião encontra-se no arquivo de documentos do projeto.

Em 19/10 foi realizado o sorteio da rifa do video-game e da TV, sendo o Antônio com o time do Curitiba. Rifa vendida pela Thaís Cássia em 15/10.

Rifa - vencedor Antônio (T)

Abaixo segue o gráfico de acompanhamento do projeto. Onde é possível verificar um pequeno atraso devido a não entrega do projeto de elétrica, fato esse ocorrido devido indisponibilidade do Sr. Romilson (RL Control). A nova previsão para entrega do documento será em 26/10/12.

Agora é momento de monitorarmos os fornecedores para que não tenhamos problemas com entrega dos materiais e mantermos o controle financeiro das despesas do projeto.

Estamos alinhados com o cliente e mantendo o projeto controlado conforme o cronograma macro.

E o trabalho continua ....

11ª Semana do Projeto - Aquisição de Materiais

Pessoal, bom dia a todos.

Em 26/10 recebemos o projeto de elétrica referete a instalação dos refletores em LED na CAAE, sendo assim, a pendência que tínhamos no cronograma foi sanada.

No domingo (28/10), o Gerente do Projeto foi informado de que todos os materiais para o projeto foram adquiridos. Materiais elétricos fornecidos pela RL Control e letreiro fabricado pela Quality Copy.

Sendo assim, nosso cronograma que anteriormente estava atrasado passa à avançar além do previsto inicialmente. Segue abaixo, gráfico de acompanhamento do projeto.

Assim que os materiais forem fornecidos para o projeto iremos elaborar o gráfico do fluxo de caixa.

À princípio respiramos alíviados, pois estamos com o projeto sob controle e com o cronograma avançado.

Obrigado aos patrocinadores e parceiros que abraçaram a causa e pela equipe do projeto. Estamos de parabéns.

12ª Semana do Projeto - Ciclo Sistêmico

Bom dia Pessoal,

Nessa semana, nos reunimos para elaborar o nosso Ciclo Sistêmico, e ele ficou mais ou menos assim:

Continuamos avançando, como podemos observar no gráfico de acompanhamento do progresso do projeto (Curva S), o previsto para essa semana era de 66,72%, e o realizado acumulado está em 75,15%, conforme abaixo:

Abraços,

Equipe CAAEX

13ª Semana do Projeto - Acompanhamento

Boa tarde Pessoal,

Estamos chegando na reta final, faltam 3 semanas para conclusão!
Atualizamos as documentações do Projeto no blog, disponíveis aqui mesmo, na página Documentos do Projeto.
Segue a Curva de Progresso, estamos com as nossas atividades dentro do prazo! :)

Abaixo temos o gráfico de Fluxo de Caixa, pagamos os materiais fornecidos para o projeto e ficamos com um saldo positivo de R$150,00 para eventuais emergências.

Abraços,

Equipe CAAEX

14ª Semana do Projeto - Instalações

Boa noite Pessoal,

Aproveitamos que hoje (20/11) é feriado em São Paulo, Dia da Consciência Negra, e fomos lá na CAAE, fazer as instalações da Placa Institucional e dos Refletores LED.
A instalação estava agendada para às 14 horas, o Gerente do Projeto, Thiago Mello, chegou primeiro, depois o Romilson (RL Control) chegou e eles iniciaram a instalação da Placa:

Romilson conferindo a instalação da Placa

Placa Institucional

Romilson instalando o Timer 24h

Em seguida, a Camila Tirolli e a Thais Cassia chegaram...

A Camila fez um tour pela CAAE com a Telma Dinelli para conhecer todas as dependências e enquanto isso os rapazes deram continuidade na instalação dos refletores.

Thiago Mello segurando a escada para o Romilson

Programamos para os LEDs ficarem acessos todos os dias das 19h30 às 06h30.

19h30 e os LED foram acessos

Concluímos a instação, às 20h30, foram 6h30 de trabalho.

Foto com Flash: Thais Cassia, Telma Dinelli, Romilson e Thiago Mello

Foto sem Flash: Telma Dinelli, Thais Cassia, Romilson e Thiago Mello

Quero agradecer a todos envolvidos na instalação!

Adoramos o resultado!!!

Segue o gráfico com o status do projeto:

Abraços,

Equipe CAAEX

15ª Semana do Projeto - Alterações na Placa

Bom dia Pessoal,

Essa semana recebemos uma ligação da Telma Dinelli, informando que os diretores da CAAE, viram a placa e solicitaram algumas alterações no letreiro, sendo elas:

Endereço: Rua João Pimenta...para Rua João Alves Pimenta
Smile: Alterar
Colocar as letras "Casa Assistencial Amor e Esperança" em negrito no logo e na placa.

Informamos para o cliente, que o layout e as informações era de responsabilidades dele; e tudo foi devidamente aprovado pelo mesmo, eles concordaram e informaram que iriam assumir os custos adicionais.

Como todas as informações do letreiro foram previamente aprovadas pelo cliente, a nossa equipe reuniu-se para discutir o que será feito.

Após isso, entramos em contato com o pessoal da Quality Copy explicando o ocorrido e solicitando uma nova proposta para refazer a impressão. Como serão muitas modificações, teremos que fazer um novo adesivo e isso terá um custo de R$80,00.

Além desse custo, teremos o custo de deslocamento entre a Instituição e a Gráfica, média de R$20,00.

Fizemos para o cliente a seguinte proposta:

Podemos pagar R$ 60,00 do novo adesivo e não iremos cobrar o custo de deslocamento, porém ele terá que pagar R$20,00 da diferença do adesivo.

Iremos utilizar o dinheiro que tínhamos reservado para eventuais imprevistos.

Segue imagem do novo letreiro:

Abaixo, o gráfico status atual das atividades do projeto:

Abraços

Equipe CAAEX

16ª Semana do Projeto - Encerramento

Boa noite Pessoal,

E com muito orgulho e com sensação de dever cumprido que escrevo esse post de Encerramento do Projeto da Placa Institucional. Cumprimos nosso cronograma incial e finalizamos no prazo.

Apesar do gasto com a alteração da placa (R$80,00) ainda sobrou R$ 70,00 que utilizamos para comprar esfirras e comemorar com as famílias que estavam na instuição em 30/11/2012.